Die neuen Auskunftspflichten nach §32d und § 32e UrhG – Teil IV: Form der Auskunft
Das Gesetz zur Anpassung des Urheberrechts an die Erfordernisse des digitalen Binnenmarktes vom 7. Juni 2021 hat den Auskunftsanspruch des § 32d Urheberrechtsgesetz (UrhG) neu ausgestaltet: Mindestens einmal pro Jahr ist nunmehr seitens des Vertragspartners im Falle der entgeltlichen Einräumung eines Nutzungsrechts gegenüber Urhebern und ausübenden Künstlern Auskunft zu erteilen über den Umfang der Werknutzung und die hieraus gezogenen Erträge und Vorteile. Nach der Übergangsvorschrift (§ 133 Abs. 3 UrhG) sind nun spätestens ab 7. Juni 2023 diese Auskunftspflichten proaktiv umzusetzen.
Zur Form der zu erteilenden Auskunft gibt der deutsche Gesetzgeber keine konkreten Vorgaben. In § 32d Abs. 1 UrhG heißt es lediglich, dass der Vertragspartner dem Urheber die Auskunft mindestens einmal jährlich erteilen muss.
Aufbereitung der Auskunft
Zaghafte Anhaltspunkte gibt lediglich die DSM-Richtlinie, wonach die Informationen jedenfalls aktuell, einschlägig und umfassend sein müssen (Art. 19 Abs. 1 DSM-RL). Außerdem wird in Erwägungsgrund 75 der DSM-Richtlinie klarstellt, dass Informationen in einer Art und Weise bereitgestellt werden sollen, in der sie für den Urheber oder ausübenden Künstler verständlich sind. Auch soll die Auskunft eine wirksame Bewertung des wirtschaftlichen Werts der betreffenden Rechte ermöglichen. Ähnliche Vorgaben ergeben sich letztendlich auch im deutschen Recht bereits aus den allgemeinen Grundsätzen zu Auskunftsansprüchen, wie sie aus den §§ 242, 259 BGB abgeleitet werden.
Was die Aufbereitung der Auskunft anbelangt, lässt sich daher nur festhalten: Die Auskunft muss aus sich heraus verständlich, aktuell und vollständig sein.
Übermittlung der Auskunft – Schriftform?
Eine bestimmte Form hat der Gesetzgeber nicht vorgeschrieben, d.h. die Erteilung der Auskunft muss nicht schriftlich erfolgen. Zugleich wird aber auch die Auffassung vertreten, dass nur eine schriftliche Auskunft dem Urheber/ausübenden Künstler die Möglichkeit gibt, die erhaltenen Informationen zu kontrollieren. Es herrscht immerhin Einigkeit, dass die Auskunft keine Unterschrift enthalten muss und sie daher auch in elektronischer Form erteilt werden kann.
Unabhängig davon ist eine elektronische Auskunftserteilung in Textform nach § 126b BGB schon deshalb ratsam, weil nur so der Nachweis möglich ist, dass die Auskunft entsprechend der gesetzlichen Verpflichtung erteilt wurde.
Spannender als die Frage der Schriftform ist die Frage, ob es auch ausreicht, wenn dem Urheber/ausübenden Künstler die Auskunft lediglich elektronisch zum Abruf bereitgestellt und nicht jedes Jahr, z.B. per E-Mail, übermittelt wird. Dies ist fraglich, da der Urheber/ausübende Künstler im Fall einer bloßen Bereitstellung für einen Zugang der Auskunft selbst tätig werden muss. Andererseits erscheint gerade diese Form der Auskunft in der Praxis oft reizvoll und auch sinnvoll, da auf der einen Seite die Verwerter in ihrem Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand entlastet werden, während auf der anderen Seite Urheber/ausübende Künstler nicht jährlich mit Informationen zugeschüttet werden, obwohl sie dies vielleicht gar nicht wünschen. Zugleich hätten die Urheber/Künstler jederzeit Zugriff auf die Informationen. Eine entsprechende gesetzliche Regelung findet sich z.B. im österreichischen Urheberrechtsgesetz (§ 37d Abs.1 S. 2), wonach die Auskunft „auch durch digitale Bereitstellung“ erfolgen kann.
Praxistipp: Zunächst sollte überprüft und sichergestellt werden, dass die erteilten Auskünfte aus sich heraus auch für einen Laien verständlich und nachvollziehbar sind. Das ist in der Praxis leider nicht immer der Fall und sorgt auch bei Gericht für Unmut, wenn Abrechnungen in Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden müssen. Weiterhin sollte die Auskunft zumindest in elektronischer Form erteilt und dabei ein Weg der Übermittlung oder Bereitstellung gewählt werden, der eine Dokumentation und damit einen späteren Nachweis sicherstellt. Wie die Erteilung der Auskunft technisch am besten bewältigt werden kann, hängt sehr von der Struktur des jeweiligen Unternehmens und dem Umfang der zu erteilenden Auskünfte ab. Unter Umständen kann es auch sinnvoll sein, in den Verträgen mit Urhebern/ausübenden Künstlern Regelungen über die Art und Weise der Bereitstellung der Auskünfte und den Zugang zu den Informationen zu treffen.