Transparenzregister-Eintragung (spätestens) jetzt vornehmen!
Für (fast) alle Gesellschaften und Vereinigungen ist es jetzt höchste Zeit: sie müssen ihre „wirtschaftlich Berechtigten“ ins Transparenzregister eintragen. Die Übergangsfristen enden in Kürze. Was Sie zum Transparenzregister wissen und jetzt tun müssen:
Wer muss eine Eintragung im Transparenzregister vornehmen?
Fast alle Gesellschaften und Vereinigungen. Eintragungspflichtig sind insbesondere alle juristischen Personen des Privatrechts und alle eingetragenen Personengesellschaften mit Sitz in Deutschland, z. B.
- GmbH und UG
- AG und Europäische Gesellschaft (SE)
- OHG
- KG, einschließlich GmbH & Co. KG und KGaA
- Partnerschaftsgesellschaft (einschließlich Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung)
- Eingetragene Vereine (e.V.)
- Eingetragene Genossenschaften (eG)
- Rechtsfähige Stiftungen
Auch Vereinigungen mit Sitz im Ausland sind eintragungspflichtig, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie zu erwerben oder eine Gesellschaft erwerben, zu deren Vermögen ein Grundstück in Deutschland gehört.
Eintragungspflichtig sind auch die Verwalter von Trusts mit Sitz in Deutschland (und ggf. auch solche mit Sitz in der EU), Treuhänder nichtsrechtsfähiger Stiftungen (mit eigennützigem Stiftungszweck) und ähnliches.
Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sind (noch) nicht betroffen. Da die GbR allerdings künftig in ein Gesellschaftsregister eingetragen werden kann (und in bestimmten Fällen muss), wird auch für solche GbR künftig eine Pflicht zur Eintragung ins Transparenzregister entstehen.
Wer ist im Transparenzregister einzutragen?
Im Transparenzregister sind alle „wirtschaftlich Berechtigten“ einzutragen. Das sind die Menschen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die Gesellschaft oder Vereinigung steht (egal welche Nationalität diese haben oder wo diese wohnen).
„Wirtschaftlich Berechtigter“ ist etwas anderes als Gesellschafter oder Anteilseigner. Gesellschafter oder Anteilseigner kann auch eine Gesellschaft sein. „Wirtschaftlich Berechtigter“ hingegen ist immer ein Mensch.
„Wirtschaftlich Berechtigter“ kann auch jemand sein, der nicht „unmittelbar“ Gesellschafter ist, aber „mittelbar“ die Kontrolle über die Gesellschaft hat (z. B. weil dieser Mensch hinter einer kontrollierenden Gesellschaft steht). Die Bestimmung des wirtschaftlich Berechtigten kann im Einzelfall komplex werden (siehe dazu näher unten).
Was ist im Transparenzregister einzutragen?
Für jede Person, die „wirtschaftlich Berechtigter“ ist, sind folgende Angaben im Transparenzregister einzutragen:
- Vor- und Nachname,
- Geburtsdatum,
- Wohnort (nicht die genaue Anschrift)
- Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und
- alle Staatsangehörigkeiten (bei doppelter Staatsangehörigkeit sind alle Nationalitäten einzutragen).
Bei der Eintragung sollten die Daten exakt den Angaben im Personalausweis / Pass entsprechen.
Wer muss die Eintragung vornehmen?
Die Eintragung ist vorzunehmen von der transparenzpflichtigen Gesellschaft – für deren Handeln wiederum deren gesetzliche Vertreter (Geschäftsführer, Vorstand, vertretungsberechtigte Gesellschafter) verantwortlich sind. Möglich ist, dass die Verantwortlichen diese Aufgabe delegieren (z. B. an einen Rechtsanwalt).
Welche Pflichten bestehen über die Eintragung hinaus?
Die Verantwortlichen haben die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten:
- einzuholen,
- aufzubewahren,
- auf aktuellem Stand zu halten und
- dem Register zur Eintragung in das Transparenzregister mitzuteilen.
Bei jeder Änderung eines wirtschaftlich Berechtigten (z. B. bei einer Veräußerung von Anteilen oder bei Änderungen der Beteiligungsstruktur der Muttergesellschaft) sind notwendige Aktualisierungen durchzuführen.
Die Verantwortlichen müssen die Angaben bei den jeweiligen Anteilseignern der Gesellschaft einholen. Die Anteilseigner sind verpflichtet, die notwendigen Angaben und auch jede Änderung dieser Angaben mitzuteilen.
Gerade, weil wirtschaftlich Berechtigte nicht immer ein eigenes Interesse an einer Eintragung im Transparenzregister haben, müssen die Verantwortlichen der eintragungspflichtigen Gesellschaften aktiv werden, um eine eigene Haftung für Folgen falscher oder fehlender Einträge zu vermeiden.
Was passiert bei Verstößen gegen Eintragungsverpflichtungen?
Es drohen Bußgelder bis zu EUR 1 Mio. Ebenfalls unangenehm: bestandskräftige Bußgeldentscheidungen werden auf der Webseite des Bundesverwaltungsamts veröffentlicht und bleiben dort für 5 Jahre einsehbar. Wer sich selbst ein Bild der wachsenden „Sünderliste“ machen will: https://www.bva.bund.de/DE/Das-BVA/Aufgaben/T/Transparenzregister/Bussgeldentscheidungen/bussgeldentscheidungen_inhalt.html
Darüber hinaus können fehlerhafte Einträge zu sog. „Unstimmigkeitsmeldungen“ führen. Eine solche Unstimmigkeit liegt beispielsweise vor, wenn eingetragene Namen oder Daten der wirtschaftlich Berechtigten nicht mit den Angaben übereinstimmen, die gegenüber einer Bank gemacht werden. Schon kleine Abweichungen können eine solche Unstimmigkeitsmeldung durch eine Bank auslösen, die dann zu einer Prüfung durch das Transparenzregister und ggf. zu Nachfragen des Bundesverwaltungsamtes führen kann.
Wer ist „wirtschaftlich Berechtigter“?
Wirtschaftlich Berechtigter ist der Mensch, der
- mehr als 25 % Gesellschaftsanteile hält, oder
- mehr als 25 % der Stimmrechte hat, oder
- auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt.
Kontrolle auf „vergleichbare Weise“ kann z. B. bei einem Komplementär vorliegen oder auf Veto-/Widerspruchsrechten beruhen, mit denen Entscheidungen der Gesellschafterversammlung kontrolliert werden können.
Welche wirtschaftlich Berechtigten sind einzutragen?
Alle. Gibt es mehrere wirtschaftlich Berechtigte (weil es mehrere Menschen mit einem direkten oder mittelbaren Anteil von mehr als 25 % gibt) sind somit sämtliche wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister einzutragen.
Wer ist wirtschaftlich Berechtigter, wenn Anteilseigner wiederum eine Gesellschaft ist?
Ist eine Muttergesellschaft mit mehr als 25 % beteiligt, ist für die Tochtergesellschaft der Mensch einzutragen, der diese Muttergesellschaft kontrolliert. Kontrolle hat, wem die Mehrheit (d.h. mehr als 50 %) der Stimmrechte an der Muttergesellschaft zusteht oder sonst (z. B. auf Grund von Sonderrechten, die Geschäftsführung zu bestimmen) beherrschenden Einfluss auf die Muttergesellschaft hat.
Liegt ein solcher beherrschender Einfluss auf zweiter Ebene wiederum bei einer Gesellschaft, ist weiter zu untersuchen, welcher Mensch wiederum diese beherrschende Gesellschaft auf dritter Ebene kontrolliert.
Unabhängig davon, wie viele Gesellschaftsebenen es gibt, sind die Gesellschaftsstrukturen so lange zurückzuverfolgen, bis der wirtschaftlich Berechtigte bestimmt ist oder aber festgestellt werden konnte, dass kein Mensch eine entsprechende Kontrolle innehat.
Was gilt bei ausländischen beherrschenden Gesellschaften?
Liegt eine ausländische beherrschende Gesellschaft vor, ist der Mensch anzugeben, der diese ausländische Gesellschaft kontrolliert – unabhängig von dessen Nationalität. Gerade bei ausländischen Rechtsformen kann dies einen zusätzlichen Aufwand bei Recherche und rechtlicher Bewertung der ausländischen Gesellschaftsstrukturen erfordern.
Was gilt, wenn es keinen wirtschaftlich Berechtigten gibt?
Wenn sich auch nach Durchführung umfassender Prüfungen kein wirtschaftlich Berechtigter ermitteln lässt (z. B. weil keiner der Gesellschafter mehr als 25 % Kapital- oder Stimmenanteil hat), dann sind alle gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft als sog. „fiktive“ wirtschaftlich Berechtigte einzutragen (d.h. alle Geschäftsführer, Vorstände, geschäftsführenden Gesellschafter, Partner etc.).
Wichtig: die Gesellschaft muss in angemessenem Umfang Nachforschungen anstellen, ob es einen „echten“ wirtschaftlich Berechtigten gibt. Gibt es einen solchen, muss zwingend dieser eingetragen werden. Die Gesellschaft kann nicht etwa nur deshalb die Mitglieder der Geschäftsführung als fiktive wirtschaftlich Berechtigte eintragen, weil der „wahre“ wirtschaftlich Berechtigte nicht im Transparenzregister aufgeführt werden will.
Ab wann gilt das?
Die Eintragungsverpflichtungen gelten schon jetzt. Die Übergangsfristen für Gesellschaften, die sich bisher auf eine sog. Mitteilungsfiktion berufen konnten, enden für AG/SE/KGaA am 31. März 2022, für GmbH/UG/eG/Partnerschaft am 30. Juni 2022, für alle anderen spätestens am 31. Dezember 2022.
Sie haben noch Fragen?
Wir beraten Gesellschaften nicht nur bei der Vornahme korrekter Einträge im Transparenzregister, sondern auch bei anderen gesellschaftsrechtlichen Fragestellungen und Transaktionen – insbesondere, aber nicht nur, wenn diese einen IP-Bezug haben. Sprechen Sie uns an.